吉祥协同如意规范新日

6月9日下午3点，天津吉祥如意海运业务员小王正在电脑上整理资料，突然“叮”的一声， A6协同提醒跳了出来，“李志军发起协同：拖班通知”。

小王赶紧点击提醒查看，“原定于6月12日从天津新港开往日本神户港的易惠 （VEGA TOPAS）V.0916E，由于船舶调整原因而拖班，预计最新集港时间：2009-6-11 08：00 至 2009-6-11 20：00；最新预计开船日：2009-06-14 03:00:00。”

小王一看，他有3个客户5个TUE的货物都在这条船上了，他将这个拖班协同立即通过与A6集成的EastFax发传真给客户，然后又电话和短信的方式通知他的客户（货主），告知船拖班的情况，一切都是有条不紊。

而在小王处理之前，操作员李志军也同样从容地，将他从船公司（Carrier）得到的关于易惠 （VEGA TOPAS）V.0916E拖班的通知，即刻从用友致远A6中发出“拖班通知”协同，将信息传递给所有业务员，并将相关信息发布到公司网站上。一切都是那么从容，不用担心由于信息没有传达给所有相关业务人员，造成业务“事故”。

海运行业比较关注突发事件的管理，突发事件的背后的从容，则是支撑着天津吉祥如意海运公司信息快速流转的信息系统。

网站公布的拖班通知

坐庄企业的信息化建设

天津吉祥如意国际海运有限公司（以下简称吉祥如意）专营由中国天津新港至日本、韩国两个国家的集装箱海运运输业务。在十年时间中，公司已经发展成覆盖72个日韩基本港和偏港，月均出口3000TEU至日韩，占天津港出口总量20%的行业领导者。用吉祥如意海运电子商务部经理张宝杰的话说，吉祥如意就是庄家，对在日韩航线上的货运价格具有定价权。

可任谁也想不到这样一个行业领导企业，在2004年，其信息化基础是十几台电脑和一台运行海运管理系统的高配pc版服务器以及一个家用ADSL宽带，这就构成了整个吉祥如意的全部IT系统架构。

而张宝杰的到来，则根据企业的发展，为吉祥如意构建了适合其发展的IT系统。从基层做起，张宝杰从采购一台企业级路由器开始、企业内部网络和宽带建设入手，更新ERP系统，部署用友致远A6协同、建设企业电子商务系统和专业传真系统，根据企业当下业务发展现状和吉祥如意总经理任冬的发展思路，以及同企业内其他领导的不断沟通，经过5年时间的建设，吉祥如意现如今共有包括货代ERP、用友致远A6协同、U8、EastFax传真系统、短信中心、电子商务网站、B2B订舱系统、HR、企业邮箱、企业通讯中心、视频会议等在内的多套系统，覆盖了企业各方面信息化需求，并能满足未来一段时间企业业务发展需要，在业内也较为领先的信息化系统。

上协同应时而需

在吉祥如意未上协同软件之前，员工日常内部工作的沟通主要靠发邮件、MSN等形式进行，外部的沟通主要是传真、电话，虽然方便但点对点的沟通方式，决定了邮件、电话、IM等沟通方式对于跨部门、跨区域的沟通协作，必定是力所不逮的。跟踪反馈不及时、信息对称性差，缺乏规范性的流程和操作体系，这些均与吉祥如意总经理任冬的经营理念是背道而驰的。

仍以拖班通知为例，在没有上协同之前，如果遇到了诸如拖班、转船、停船、换船这样的突发事件，操作员李志军的工作将是极为繁忙的，他不仅要安排好涉及其货物的处理工作，还需要将相关信息通知到每个业务员，不论是短信、电话都需要花不少的时间，如果出现通知不到的情况，那不但会给公司造成经济损失（吉祥如意承诺对货物未能及时出运造成的损失提供150万人民币的保险赔偿保障），更将对吉祥如意的品牌形象造成影响。

为此，张宝杰同公司总经理任冬经过长谈，他们认为公司下一步发展，需要统一步调、统一执行，“但这中间将会产生大量需要协作、协同的信息流”，张宝杰说：“公司到了需要上协同软件的时候了。”最终，经过多轮的PK，最终在用友致远和某外企协同软件之间，选择了各方面均占优势的用友致远A6协同管理软件。

协同带来规范管理价值

“我们公司的特点是对任何软件，凡是它能触碰到的东西它是玩命的用，要让其作用最大化。”张宝杰用这么一句话来形容吉祥如意公司在信息系统应用上的风格。

因此，A6协同的引入，张宝杰和系统管理员冯旭作为整个项目负责人，投入了大量精力，使A6协同系统深入到吉祥如意企业整体的运营环境中去。“而且我们用的很深、很细，只要稍微正式一点的全都是用A6去做。”

为此，吉祥如意在A6协同中构建了大量模板协同，例如：“财务编码”分配、变更海运费及附加费付费方式申请单（日偏航线、日基航线、韩国航线）、无抵押放单申请、拖班通知、换船通知、货物未上船分析报告等等一系列的表单，涵盖了从客户引进—运输—运费结算—紧急情况处理—事故分析等一系列环节。利用A6“表单+流程”的模板协同形式有效地规范了企业管理审批模式。

吉祥如意海运的模板协同列表

其中，“财务编码分配”是吉祥如意比较有特色的一个应用。这是由于吉祥如意现在着力进行B2B订舱业务和电子商务网站的建设，同时，海运ERP系统和财务U8都需要相应的客户数据信息。为此，他们通过设定“财务编码分配”表单，由客服部专人填写客户简称和Cargo委托单位名，确保此客户名称在U8和海运ERP系统内名称的唯一性。之后，再经过财务部经理审批并分配财务编码，由业务经理备案并填入cargo委托单位名，再告知客服部发起人。这样，每一个新客户信息在客服、财务、业务部门的协作下，完成了客户财务编码、客户cargo委托名的编制工作，极大地简化了公司内部协同繁琐度，提高了公司内部办公效率。而在之前“财务编码”的分配，主要是业务经理、财务人员的直接沟通或电话沟通，更有甚者，业务人员跨过业务经理直接要求财务人员为客户分配财务编码，造成业务经理监管不到的情况，这会使吉祥如意管理混乱，出现管理漏洞。而协同则可以让管理者直观地管理这类信息，极大地保证客户财务信息的准确性和唯一性。

“财务编码”分配表协同表单

除了通过预置表单和审批流程，进行企业内部管理制度的规范化，更重要的是，在表单设计制定之初，张宝杰和冯旭就是按照ISO9000的规范来执行的，这些表单经过审批后，直接打印出来就可以归档保存，形成标准的ISO文档，符合ISO9000的管理规范，确保企业运行是在ISO9000质量管理体系控制之下，而这也是吉祥如意能够获得国际大型客户青睐的一个基本保障。例如“货物未上船分析报告”，就是依据ISO9000规范中的纠正预防措施而制定，对出现的问题进行及时记录、纠正，并预防再次出现此类管理问题。

货物未上船分析报告

自2007年A6协同上线以来，得到吉祥如意管理层高度认可，迅速在公司内部普及开来，其并发数也从最开始的40并发，一路升级到100并发，目前经常会出现满并发的情况。而对于系统的运行，张宝杰认为A6的运行也符合其理念，即一个系统应用好的标准，“就是大家都漠视你的时候真的才叫好，真正好的东西是没有问题的。”

协同让企业文化更强劲

吉祥如意对企业文化极为看重，其内刊《月吉祥》的整个过程就是在A6协同中完成的。从刊物名称、主编人选到报酬，再到刊物的建议，都是在A6协同中讨论区完成的。同时，《月吉祥》以公告和协同的方式对全公司进行发布。

企业内刊《月吉祥》发布公告

除了企业文化内刊，吉祥如意的企业文化更多是建基于企业的发展。在张宝杰看来，吉祥如意的发展和扩张，走的是一条麦当劳式扩展方式，要在全国进行连锁的标准化销售，抢占全国海运市场。这不可能靠公司几个人单枪匹马地去战斗，而是需要一个具备统一思想、统一标准的Team去创造。而企业的快速扩张，就要求吉祥如意不能一个人、一个人去培养，必须要先打造出一个优化固定的模式，然后以复制的方式进行扩张。但这个模式的如何打造，如何进行培训和学习，如何持续的传递下去，在这方面，张宝杰和任冬都认为A6能够起到很大的作用。

因此，吉祥如意在A6协同的单位文档中放入了公司文件格式、电子商务部知识库、业务部知识库，以及公司规章制度、电子商务部制度、业务部制度和客服部制度等内容，这样可以让新员工，在不熟悉企业规章管理制度和部门业务流程的时候，有一条便捷的通道可以自行学习，加快员工在企业的融入速度。同时，吉祥如意通过A6的讨论区，则进一步地“让员工的思想和认识与公司保持高度一致，同时也使员工对公司的发展目标和理想有更深刻的认同。”这不仅成为了企业对内宣传的窗口，更为企业文化的传承提供了一个正确的导向。

吉祥如意的单位文档

后记：

沟通的最后，得知吉祥如意上海分公司刚刚于6月5日正式成立，“我们把分公司设在金茂大厦，这也是国内第一家在金茂大厦这样的写字楼开分公司的海运企业，连中远都没有在那儿开，这样的货运公司在中国我们是第一家。”张宝杰脸上充满着自豪，“而A6协同将是我们培训新员工、进行管理的得力工具之一，不需重新部署，只要修改流程，一切还和从前一样！”

尽管现在海运行业由于外贸不景气而一直比较低迷，但我们有理由相信，在致远A6协同等信息化系统的支撑下，吉祥如意海运必将能够渡过难关，在经济重新起飞之时，大展宏图，获得更大的发展，实现其在中国10个口岸城市设立10家全资子公司的发展目标。

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